Однією із найважливіших умов, яка забезпечує чіткість роботи всіх структурних підрозділів вузу, є кваліфіковане діловодство, яке включає організацію приймання, розгляду, реєстрації і індексації, оформлення документів, контролю за їх виконанням, порядок класифікації, формування справ і їх збереження, підготовки для передачі в архів.
Діловодство є важливою складовою частиною роботи кожної установи, організації. Організація і ведення документації в Луганському національному аграрному університеті покладається на загальний відділ, а в структурних підрозділах - на співробітників, які призначені керівниками підрозділів відповідальними за цю роботу.
Загальний відділ є структурним підрозділом Луганського національного аграрного університету і підпорядковується безпосередньо ректору.
Наказом № 01-04/353 від 13 листопада 2018 р. по Луганському національному аграрному університету згідно рішення вченої ради № 3 від 12 листопада 2018 р канцелярія реорганізована у загальний відділ.
В структуру загального відділу входить архів,.
Загальний відділ у своїй діяльності керується:
- законами і постановами Верховної Ради України;
- актами Президента України та Кабінету Міністрів України;
- правилами внутрішнього розпорядку;
- нормативними актами Міністерства освіти і науки України, наказами та вказівками керівництва вузу та діючою інструкцією з діловодства;
- інструкцією про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави від 27.11.2023 р.;
- інструкцією з діловодства за зверненнями громадян в Луганському національному аграрному університеті, інструкцією з діловодства в Луганському національному аграрному університеті затвердженою наказом № 01-04/136 від 04.09.2023 р.
- правилами та вказівками архівних органів;
- регламентом університету;
- положенням про загальний відділ.
В загальному відділі зберігається кругла печатка з зазначенням своєї назви, кутовий штамп із назвою та адресою закладу та гербова печатка.
Діяльність відділу
Основними завданнями загального відділу є встановлення єдиного порядку роботи з документами в університеті
Відповідно до основного завдання загальний відділ:
- розробляє інструкції з діловодства, номенклатуру справ загального відділу;
- складає зведену номенклатуру справ університету, своєчасно затверджує та доводить до структурних підрозділів;
- організовує тиражування і розсилку наказів, вказівок ректора і проректорів університету, оформлює їх передачу в архів університету;
- організовує контроль за виконанням розпорядчих документів вищих органів, керівництва вузу;
- здійснює контроль за підготовкою та оформленням документів, за їх своєчасним виконанням в університеті, вживає заходів до скорочення термінів проходження і виконання документів, узагальнює та аналізує дані про хід і результати цієї роботи;
- приймає, реєструє, веде облік, забезпечує, зберігає оперативний розшук інформування за документами та доставляє документи;
- забезпечує додержання єдиного порядку відбору, обліку, збереження, якості оброблення та використання документів, що створюються під час діяльності університету;
- здійснює керівництво роботою з діловодства в підрозділах університету;
- видає посвідчення особи про займану посаду;
- завіряє печаткою документи у випадках, передбачених інструкцією для роботи з документами;
- оформляє, реєструє службові відрядження;
- забезпечує дотримання єдиних вимог щодо підготовки документів та організації роботи з ними в умовах електронного документообігу;
- забезпечує деканати, кафедри та інші підрозділи службовими бланками і здійснює контроль за їх правильним використанням;
- здійснює облік документів “Для службового користування”;
- веде та формує справи, зберігає справи і передає їх в архів університету;
- подає в бухгалтерію звіти поштових витрат;
Контактна інформація
Адреса:
Загальний відділ
Корпус №1,
вул. Свободи 23, м. Слов’янськ, 84122
вул. Слобожанська, 68, м. Старобільськ, 92703
Режим роботи:
8.30 - 17.00 // перерва: 12,30 - 13.00 // вихідні: субота, неділя
Адреса електронної пошти:
[email protected]
